Privacybeleid
Het KBIN hecht veel belang aan een vertrouwelijke behandeling van de gegevens van de gebruikers van de website en aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Het KBIN behandelt en beschermt uw persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze. Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft het KBIN de wet na, d.w.z. de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming of de ‘GDPR’), de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, of enig ander wetgevingsbesluit dat deze wijzigt.
Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u verkrijgen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit :
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
E-mail: commission@privacycommission.be
Website : https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/
Het KBIN nodigt u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van het KBIN op dit gebied kent en begrijpt. Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is beschikbaar op de website.
Contactgegevens verantwoordelijke voor de verwerking
Het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen (KBIN), Vautierstraat 29, Brussel is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens. Het KBIN wordt vertegenwoordigd door dhr. Michel Van Camp, algemeen directeur van de instelling.
Het KBIN is diegene die ten aanzien van de Gegevensbeschermingsautoriteit verantwoording dient af te leggen over de verwerking van persoonsgegevens. Het KBIN bepaalt de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt alsook de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen.
Contactgegevens functionaris voor gegevensbescherming
Voor informatie over ons gegevensbeschermingsbeleid kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming: jmherpers@naturalsciences.be.
Definitie 'persoonsgegevens'
Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die toelaat om een persoon direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.
Definitie verwerking van gegevens
Onder verwerking van gegevens wordt verstaan : elke bewerking van persoonsgegevens. Het begrip ‘verwerking’ dekt onder andere alle aspecten in verband met het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of ze op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen.
Persoonsgegevens die het KBIN kan verwerken
Hieronder wordt een overzicht gegeven van situaties waarin het KBIN persoonsgegevens verwerkt. Het is mogelijk dat ook andere gegevens worden verwerkt indien die nodig of nuttig zijn voor de voortzetting van de contractuele relatie met het KBIN.
Het KBIN verzamelt onder andere persoonsgegevens wanneer:
· u surft op de pagina’s van het de website van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen (hierna genoemd “KBIN”) https://www.naturalsciences.be, op de websites die onder het domein naturalsciences.be vallen en op de websites van de wetenschappelijke projecten waaraan het KBIN meewerkt en die op de server van het KBIN zijn ondergebracht. Deze websites worden hierna genoemd “de Website”.
Wanneer een link u naar een andere website, een online toepassing of een sociaal netwerk brengt, dan gelden de voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens van die diensten.
· u contact met ons opneemt, o.a. via contactformulieren
· u gebruik maakt van onze diensten, deelneemt aan onze activiteiten, een bezoek brengt aan het museum of aan de instelling
· u met ons een contractuele verhouding aangaat
Wanneer u bijvoorbeeld contact opneemt met het KBIN kan gevraagd worden om bepaalde identiteitsgegevens, zoals naam, voornaam, aanspreektitel, adres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, vast of mobiel telefoonnummer en e-mailadres te verstrekken zodat uw vraag of uw verzoek door ons behandeld kan worden. Wanneer u een dienst of een levering aan het KBIN heeft geleverd zal het KBIN de uw facturatiegegevens, zoals een rekeningnummer, van u moeten ontvangen en verwerken om de betaling van de diensten en/of leveringen te kunnen uitvoeren. Het kan ook zijn dat u uw professionele gegevens zoals uw functietitel, de naam van de organisatie waarvoor u werkt en uw professionele interessedomeinen aan het KBIN verstrekt, in het kader van deelname aan onze activiteiten en/of evenementen, of om op de hoogte te worden gehouden door het KBIN van activiteiten of evenementen. Het is verder mogelijk dat er beeldmateriaal, zoals foto- of camerabeelden worden gemaakt wanneer u deelneemt aan onze activiteiten, het museum bezoekt of de instelling bezoekt.
Het KBIN kan daarnaast beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners om persoonsgegevens namens het KBIN en volgens de instructies van het KBIN te verwerken in overeenstemming met dit privacybeleid. Enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn zullen aan deze dienstverleners worden doorgegeven (hierna de ‘verwerkers van het KBIN genoemd).
Het KBIN verbindt zich ertoe om de beste beschermingsmaatregelen te nemen zodat derden geen misbruik kunnen maken van persoonsgegevens die hem meegedeeld worden.
Doeleinden waarvoor het KBIN uw persoonsgegevens verwerkt
Het KBIN verzamelt en verwerkt persoonsgegevens onder andere om:
· u verschillende diensten aan te kunnen bieden
· u in te lichten en informatie aan u te verstrekken
· uw vragen te beantwoorden
· onze wettelijke opdrachten van algemeen belang te kunnen uitvoeren
· de dossiers die u aanbelangen te behandelen
· contracten voor te bereiden of uit te voeren
· in de werking en beveiliging van de instelling en het museum te voorzien
Het KBIN verzamelt en verwerkt ook gegevens op anonieme wijze, bijvoorbeeld om :
· voor statistische en kwalitatieve doeleinden, om onze diensten te verbeteren
· om u een antwoord te geven in uw taal
Het KBIN verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hieronder beschreven doeleinden. Het KBIN zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt. Het KBIN verwerkt uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald:
· om een contract met u uit te voeren of om op uw verzoek vóór de sluiting van dit contract bepaalde maatregelen te nemen;
· voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van het KBIN, waarbij deze belangen met uw grondrechten en fundamentele vrijheden worden afgewogen.
· voor de behartiging van het algemeen belang;
· wettelijke plicht;
· in specifieke gevallen, met uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie; deze toestemming kan u op elk moment in overeenstemming met de wet intrekken.
1. Contractuele relaties
Alvorens contracten te sluiten dient het KBIN soms bepaalde gegevens te verkrijgen en te verwerken, met name om te reageren op uw verzoek, of om u bij te staan bij het verstrekken van informatie en bij de afsluiting van het contract.
In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient het KBIN een aantal gegevens te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen. In dit kader kunnen uw gegevens intern binnen het KBIN worden verzonden naar diverse afdelingen of medewerkers, waaronder ook aan medewerkers die niet noodzakelijk rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of voor de uitvoering van een bepaald contract.
Meer bepaald verwerkt het KBIN uw gegevens bijvoorbeeld als u toegangstickets koopt, een boeking doet rondleidingen, workshops of andere activiteiten, producten en publicaties bij het KBIN aankoopt, als u zich inschrijft voor onze activiteiten, als u een vergaderzaal reserveert bij het KBIN, als u een publicatie ontleent in onze bibliotheek, of als u andere materialen ontleent van het KBIN. Ook als u diensten en/of leveringen aan het KBIN levert zal het KBIN bepaalde persoonsgegevens moeten verwerken. Het KBIN kan uw persoonsgegevens voor nog andere bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de uitvoering van contracten.
2. Gerechtvaardigd belang van het KBIN
Het KBIN verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft het KBIN ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy. Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:
· het verzekeren en ondersteunen van de werking en de beveiliging van de instelling en het museum
· het personaliseren van de diensten en de communicatie van het KBIN.
· de verbetering van de kwaliteit van de aan u verleende diensten van het KBIN door:
o evaluatie en verbetering van processen, met inbegrip van campagnes en verkoop, door middel van statistische analyse, tevredenheidsonderzoeken en diverse andere onderzoeksmethodes.
o verbetering van bestaande (of in ontwikkeling zijnde) producten, op basis van enquêtes, statistieken, tests en feedback van klanten via sociale netwerken (bv. X, Facebook) gekoppeld aan het KBIN.
· toezicht op en evaluatie van de activiteiten van het KBIN, met inbegrip van het aantal bezoeken aan de website van het KBIN, de aard van de gestelde (advies)vragen, enz.
· het voorbereiden van studies en statistieken, waarbij gebruik wordt gemaakt van het anonimiseren en pseudonimiseren.
· de opleiding van ons personeel door middel van het gebruik van praktijkvoorbeelden ter illustratie, waarbij gebruik wordt gemaakt van anonimisering en pseudonimisering.
· het gebruik van cookies om het gebruiksgemak van de bezoekers van onze websites te verbeteren. Meer informatie over ons cookiebeleid.
· het bewaren van bewijsmateriaal, o.a. in het kader van de vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van het KBIN of alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor invorderingsprocedures of geschillen.
3. Algemeen belang
Het KBIN verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van het algemeen belang. Het KBIN oefent een publieke taak uit voor het algemeen belang. Het gaat daarbij om taken die wettelijk zijn vastgelegd en die relevant zijn voor het KBIN. De verwerking van persoonsgegevens op grond van het algemeen belang gebeurt alleen voor zover de verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk is om de publieke taak goed te kunnen vervullen.
Het Koninklijk besluit van 10 juli 1869 houdende de oprichting als wetenschappelijke instelling van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen, aldus vervangen bij art. 1 van het koninklijk besluit van 8 april 2002 (Belgisch Staatsblad, 23 april 2002) bepaalt dat het KBIN een federale wetenschappelijke instelling is die ressorteert onder de Minister tot wiens bevoegdheid het Wetenschapsbeleid behoort en dat de opdrachten van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen bestaan uit: het wetenschappelijk onderzoek op het gebied van natuurwetenschappen, in hoofdzaak gericht op evolutie, diversiteit en ecosystemen; de wetenschappelijk onderbouwde dienstverlening aan overheids- en privé-instellingen en organismen die betrokken zijn bij het beheer van het natuurlijk patrimonium en in het bijzonder inzake van gewestelijke, federale, Europese en internationale verdragen en wetgeving; het beheer en uitbouw in de hierboven vernoemde domeinen van verzamelingen, databanken, gespecialiseerde bibliotheken en archieven die een referentie vormen van nationaal en internationaal niveau; de verspreiding van kennis inzake natuurwetenschappen door het inrichten van vaste tentoonstellingszalen in het Museum voor Natuurwetenschappen, tijdelijke tentoonstellingen en diverse educatieve activiteiten.
In het kader van de wettelijke taken kan het KBIN bijvoorbeeld persoonsgegevens verwerken in verband met het collectiebeheer, het beheer van de archieven en de bibliotheek, maar ook in het kader van het historisch, statistisch en wetenschappelijk onderzoek en de activiteiten op het vlak van ontwikkelingssamenwerking kunnen door het KBIN persoonsgegevens worden verwerkt. Waar mogelijk wordt de overweging gemaakt om gebruik te maken van anonimisering en pseudonimisering.
4. Wettelijke plicht
In sommige gevallen is het KBIN bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:
· overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om informatie over te maken;
· gerechtelijke onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek.
5. In specifieke gevallen, met uw toestemming
Alhoewel de meeste inlichtingen op de site beschikbaar zijn zonder dat het nodig is om persoonlijke gegevens te verstrekken, is het mogelijk dat persoonlijke gegevens worden gevraagd aan de gebruiker, bijvoorbeeld bij het invullen van een webformulier.
Voor bepaalde toepassingen op de Website kan de gebruiker uitdrukkelijk gevraagd worden om zich te registreren en bepaalde persoonsgegevens, zoals naam, adres en werkadres, mee te delen. Door uw persoonsgegevens aan het KBIN mee te delen (met inbegrip van de berichten die ons elektronisch toegestuurd worden, bijvoorbeeld waar de website dit toelaat), stemt u ermee in dat het KBIN ze kan verwerken.
Het KBIN kan ook, met uw toestemming, de door u verstrekte persoonsgegevens en persoonlijke elektronische contactgegevens (bv. uw e-mailadres) gebruiken voor het verwerken en verzenden van elektronische berichten, om u informatie en uitnodigingen op naam toe te sturen om (bijvoorbeeld):
· u in het algemeen op de hoogte te houden van ons aanbod aan activiteiten, promoties, tentoonstellingen, evenementen, diensten en producten via nieuwsbrieven, e-mails, socialemediakanalen, enz.
· u op basis van uw (professionele) interessedomeinen m.b.t. het werkgebied van het KBIN gerichter te kunnen informeren over activiteiten en (professionele) ontwikkelingen die u in het bijzonder kunnen interesseren, via de hierboven vermelde kanalen.
· u als donateur, sponsor of partner van onze instelling te informeren en te betrekken bij onze werking.
· u in te lichten en informatie aan u te verstrekken
· uw vragen te beantwoorden
· de dossiers die u aanbelangen te behandelen
Door dit privacybeleid te aanvaarden, geeft u uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor het versturen van elektronische berichten.
Deze gegevens worden niet verkocht of doorgegeven aan derden (m.u.v. aan de verwerkers van het KBIN). Ze worden ook niet openbaar gemaakt.
Voor sommige nieuwsbrieven gebruikt het KBIN de diensten van Flexmail. Door u als abonnee aan te melden voor deze nieuwsbrieven, erkent u dat de door u verstrekte gegevens worden overgedragen aan Flexmail voor verwerking in overeenstemming met het Privacybeleid en de Voorwaarden van Flexmail.
Verzameling van gegevens tijdens websitegebruik waarmee de bezoeker niet geïdentificeerd wordt.
Verzameling van gegevens tijdens websitegebruik waarmee de bezoeker niet geïdentificeerd wordt
Tijdens het gebruik van de Website van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen (hierna genoemd “KBIN”) https://www.naturalsciences.be, alle websites die onder het domein naturalsciences.be vallen en de websites van de wetenschappelijke projecten waaraan het KBIN meewerkt en die op de server van het KBIN zijn ondergebracht (hierna genoemd “de website” wordt bij het gebruik van de Website bepaalde informatie verzameld, bijvoorbeeld voor statistische en kwalitatieve doeleinden, om onze diensten te verbeteren, of om u een antwoord te geven in uw taal.
Bij elk bezoek van de website worden logfiles voor webstatistieken aangemaakt op de server van het KBIN. Het gaat om de volgende gegevens: het IP adres van de gebruiker, de datum van het bezoek, de URL van de aanvraag (bijvoorbeeld www.naturalsciences.be), het operating system en versie (bijvoorbeeld Windows 7), de browser en versie (bijvoorbeeld Internet explorer 11). Deze gegevens zijn anoniem, dienen enkel voor de statistieken en worden niet meegedeeld aan derden. Een IP-adres kan door het KBIN niet geassocieerd worden aan een bepaalde persoon. In geval van projectwebsites i.s.m. andere partners kunnen statistieken meegedeeld worden maar zonder IP-adressen.
Voor meer informatie omtrent cookies die bij het gebruik van de website geplaatst kunnen worden nodigt het KBIN u uit op het cookiebeleid van het KBIN te raadplegen.
Verwerking van de persoonsgegevens en de personen die toegang hebben tot de verwerkte gegevens
De verstrekte gegevens worden opgenomen in de bestanden van de het KBIN. De gegevens zullen enkel verwerkt worden in de mate dat de verwerking nodig is voor de hoger vermelde doelen. De verwerking gebeurt door het KBIN, of in bepaalde gevallen door specifieke dienstverleners van het KBIN, de ‘verwerkers’.
De persoonlijke gegevens zullen echter nooit verkocht of verzonden worden aan derden, noch openbaar gemaakt worden en worden in geen geval verwerkt voor commerciële doeleinden.
Als de gebruiker bepaalde, onontbeerlijke gegevens weigert mee te delen, dan kan het gebeuren dat het KBIN het verzoek, de vraag of de taak niet kan afhandelen en/of uitvoeren.
De gegevens kunnen worden doorgegeven aan personen buiten het KBIN wanneer dat nodig blijkt te zijn voor de behandeling van de vraag, het bericht of het verzoek van de gebruiker en in de mate dat de verwerking nodig is voor de hoger vermelde doelen.
Het KBIN behoudt zich het recht voor de gegevens te gebruiken of openbaar te maken, wanneer dit noodzakelijk is om de integriteit van de Website te vrijwaren, wanneer de wet dit eist, wanneer de verwerking voor de bezoeker van levensbelang is, wanneer de verwerking moet gebeuren om een taak van openbaar belang te vervullen of nog wanneer de gegevensverwerking noodzakelijk is om een gerechtvaardigd belang te behartigen.
Recht op inzage, rechtzetting, bezwaar en wissen met betrekking tot de verzamelde gegevens
Elke persoon wiens gegevens worden verwerkt door het KBIN heeft bepaalde rechten voor de persoonsgegevens die het KBIN gebruikt: het recht van inzage, het recht op rechtzetting, het recht om bezwaar aan te tekenen en het recht om gegevens te laten wissen. Elke persoon wiens gegevens worden verwerkt, kan zijn persoonlijke gegevens consulteren, de exactheid ervan te controleren, eventuele fouten te laten verbeteren of, indien hij daar redenen voor heeft, ze laten verwijderen.
Om uw rechten uit te oefenen stuurt u een e-mail of een brief ter attentie van de functionaris voor gegevensbescherming van het KBIN, samen met een scan of een kopie van uw identiteitsbewijs, met daarop uw handtekening, naar het adres van het KBIN Vautierstraat 29, 1000 Brussel of naar : jmherpers@naturalsciences.be.
Het KBIN behandelt de aanvraag binnen 30 kalenderdagen. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximum in totaal 3 maanden), maar dan laten wij u binnen 30 kalenderdagen weten hoe dit komt. Als de aanvraag complex is of onze diensten tal van aanvragen moeten behandelen, dan wordt de termijn verlengd met 60 dagen.
Verplichtingen van de gebruiker
De gebruiker garandeert dat zijn persoonlijke gegevens die hij meedeelt juist en volledig zijn. Het meedelen van valse identiteiten, onvolledige of onjuiste gegevens kan er toe leiden dat de gebruiker tijdelijk of definitief iedere toegang tot de website of delen ervan wordt ontzegd.
De gebruiker die informatie aan het KBIN doorgeeft is aansprakelijk voor de inhoud en juistheid van deze informatie. De gebruiker bevestigt dat deze verstrekte informatie geen inbreuk maakt op de (intellectuele) eigendomsrechten of andere (persoons-) rechten van derden. De gebruiker zal het KBIN dan ook vrijwaren tegen elke vordering die door derden wegens een inbreuk op (intellectuele) eigendomsrechten of andere (persoons-) rechten tegen het KBIN zou worden gesteld.
Links naar andere websites
Links die opgenomen zijn op de Website zijn louter ter informatieve titel. Ondanks zorgvuldige inhoudelijke controle wordt geen aansprakelijkheid aanvaard, noch voor de inhoud van externe links, noch voor de eerbiediging van een beleid inzake persoonlijke levenssfeer dat identiek is aan het beleid zoals hierbij gedefinieerd. Het KBIN kan niet garanderen dat deze websites een privacybeleid naleven overeenkomstig de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. We raden gebruikers dus aan dit zelf na te gaan door de privacyclausules te raadplegen die op iedere website moeten voorkomen.
Klachten
Als u vindt dat het KBIN uw persoonsgegevens niet heeft verwerkt in overeenstemming met de geldende regelgeving, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
E-mail: commission@privacycommission.be
Website : https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/
Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. Dit is de meest recente versie.