Politique de protection de la vie privée
Le IRSNB accorde une grande importance au traitement confidentiel des données des utilisateurs du site web et à la protection de vos données personnelles. Le IRSNB traite et protège donc vos données personnelles de manière légitime, correcte et transparente. . Lors du traitement de vos données personnelles, le IRSNB respecte la loi, c.à.d. le Règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données (plus connu comme le Règlement Général sur la Protection des Données ‘RGPD’), la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, ou tout autre acte législatif qui modifie celui-ci.
Vous trouverez davantage d’informations sur la protection des données personnelles auprès de l’autorité belge de protection des données .
Autorité de protection des données
Avenue de la presse 35
1000 Bruxelles
E-mail: commission@privacycommission.be
Site web : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/
Le IRSNB vous invite à lire cette déclaration attentivement afin que vous connaissiez et compreniez la politique du IRSNB à ce sujet. Cette déclaration est régulièrement mise à jour. La version la plus récente de cette déclaration est disponible sur le site web.
Les données de contact du responsable du traitement
L’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique, Rue Vautier 29, Bruxelles est le responsable du traitement de vos données. Le IRSNB est représenté par M. Michel Van Camp, directeur général de l’institution.
Le IRSNB est la personne qui doit justifier du traitement des données personnelles à l’égard de l’Autorité de protection des données. Le IRSNB détermine les finalités pour lesquelles les données personnelles sont traitées ainsi que les moyens utilisés et les caractéristiques du traitement.
Les données de contact du délégué à la protection des données
Pour des informations sur notre politique de protection des données, vous pouvez prendre contact avec notre délégué à la protection des données : jmherpers@naturalsciences.be
Définition des « données à caractère personnel »
On entend par données à caractère personnel toute forme d’information qui permet d’identifier une personne physique directement ou indirectement.
Définition du traitement des données
On entend par « traitement des données » toute opération concernant des données à caractère personnel. Le concept de « traitement » couvre notamment tous les aspects relatifs à la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la mise à jour, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, de rapprochement ou d’interconnexion, ainsi que l’archivage, l’effacement ou la destruction des données.
Données personnelles pouvant être traitées par le IRSNB
Ci-après figure un relevé des situations dans lesquelles le IRSNB traite des données personnelles. Il est possible que d’autres données soient également traitées si celles-ci sont nécessaires ou utiles à la poursuite de la relation contractuelle avec le IRSNB.
Le IRSNB collecte entre autres des données lorsque :
· vous visitez les pages du site web de l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique(dénommé ci-après « IRSNB ») http://naturalsciences.be, les sites web qui font partie du domaine naturalsciences.be et les sites web des projets scientifiques auxquels le IRSNB participe et qui sont hébergés sur le serveur de IRSNB. Ces sites web sont dénommés ci-dessous « le Site Web ».
Si un lien vous conduit vers un autre site web, une application en ligne ou un réseau social, ce sont alors les conditions de traitement des données à caractère personnel de ces services qui s’appliquent.
· vous prenez contact avec nous, e.a. via les formulaires de contact.
· vous utilisez nos services, participez à nos activités, rendez visite au musée ou à l’institution.
· vous entrez dans une relation contractuelle avec nous.
Si, par exemple, vous prenez contact avec le IRSNB, on peut vous demander de fournir certaines données d’identification comme le nom, le prénom, le titre, l’adresse, le lieu et la date de naissance, la nationalité, le numéro de téléphone fixe ou mobile et l’adresse e-mail afin que votre question ou votre demande puisse être traitée par nos soins. Si vous avez fourni un service ou fait une livraison au IRSNB, le IRSNB devra recevoir et traiter vos données de facturation, comme un numéro de compte, pour pouvoir effectuer le paiement de vos services et/ou de vos livraisons. Il est également possible que vous fournissiez vos données professionnelles comme votre fonction, le nom de l’organisation pour laquelle vous travaillez et vos domaines d’intérêt professionnels au IRSNB, dans le cadre de la participation à nos activités ou événements. Il est ensuite possible que du matériel visuel, comme des photographies ou des images caméra soient pris lorsque vous participez à nos activités, visitez le musée ou l’institution.
Le IRSNB peut en outre faire appel à des prestataires de services spécialisés pour traiter les données personnelles au nom du IRSNB et selon les instructions du IRSNB, dans le respect de cette politique en matière de vie privée. Seules les données personnelles qui sont strictement nécessaires seront transmises à ces prestataires de services (dénommés ci-après les ‘sous-traitants’).
Le IRSNB s’engage à prendre les meilleures mesures de protection afin que des tiers ne puissent abuser des données personnelles qui lui sont communiquées.
Finalités pour lesquelles le IRSNB traite vos données personnelles
Le IRSNB collecte et traite vos données personnelles entre autres pour :
· pouvoir vous offrir divers services;
· vous renseigner et vous fournir des informations;
· répondre à vos questions;
· pouvoir remplir nos missions légales d’intérêt général;
· traiter les dossiers qui vous concernent;
· préparer ou exécuter des contrats;
· veiller au fonctionnement et à la sécurité de l’institution et du musée.
Le IRSNB collecte et traite également des données de manière anonyme, par exemple pour :
· des finalités statistiques et qualitatives, pour améliorer nos services;
· pour pouvoir vous répondre dans votre langue.
Le IRSNB collecte et traite vos données personnelles seulement et uniquement pour les finalités décrites ci-dessous. Le IRSNB veille à ce que seules les données nécessaires et pertinentes pour une finalité déterminée soient traitées. Le IRSNB traite vos données dans les situations permises par la loi, plus précisément :
· pour exécuter un contrat avec vous ou pour prendre certaines mesures nécessaires avant la conclusion de ce contrat;
· pour le traitement des intérêts légitimes du IRSNB, ces intérêts étant mis en balance par rapport à vos droits et libertés fondamentaux;
· dans l’intérêt général;
· obligation légale;
· dans des cas spécifiques, avec votre accord, suite à une demande spécifique et non équivoque, précédée d’une information claire et compréhensible ; cet accord peut à tout moment être retiré conformément à la loi.
1. Relations contractuelles
Avant de conclure des contrats, le IRSNB doit obtenir et traiter certaines données, à savoir, pour réagir à votre demande ou pour vous aider en vous fournissant des informations et lors de la conclusion du contrat.
Dans le cadre des contrats en cours et de la gestion des contrats, le IRSNB doit traiter un certain nombre de données, en particulier pour satisfaire aux obligations administratives et comptables. Dans ce cadre, vos données peuvent, en interne au sein de IRSNB, être envoyées à divers départements et collaborateurs, parmi lesquels figurent aussi des collaborateurs qui ne sont pas nécessairement directement responsables de la relation avec vous ou de l’exécution d’un contrat déterminé.
Plus précisément, le IRSNB traite vos données, par exemple, lorsque vous achetez des billets d’entrée, faites une réservation pour des visites guidées, des workshops ou d’autres activités, ou achetez d’autres produits et publications auprès du IRSNB, lorsque vous vous inscrivez pour nos activités, réservez une salle de réunion au IRSNB, louez une publication dans notre bibliothèque ou louez d’autres objets du IRSNB. De même lorsque vous livrez des produits et/ou services au IRSNB, le IRSNB devra traiter certaines données personnelles. Le IRSNB peut encore traiter vos données personnelles pour d’autres finalités dans le cadre de sa relation avec vous et de l’exécution de contrats.
2. Intérêt légitime du IRSNB
Le IRSNB traite également vos données pour réaliser ses intérêts légitimes.
Ce faisant, le IRSNB veille à trouver un équilibre équitable entre la nécessité de traiter des données et le respect de vos droits et obligations, en ce compris la protection de la vie privée. Les données personnelles sont entre autres traitées pour :
· assurer et appuyer le fonctionnement et la sécurisation du musée;
· personnaliser les services et la communication du IRSNB;
· améliorer la qualité des services qui vous sont fournis par le IRSNB par :
o l’évaluation et l’amélioration des processus, en ce compris des campagnes et de la vente, par l’analyse statistique, les enquêtes de satisfaction et diverses autres méthodes d’étude;
o l’amélioration de produits existants (ou en développement), sur la base d’enquêtes, de statistiques, de tests et de feedback de clients via les réseaux sociaux (p.ex. Twitter, Facebook), liés au IRSNB;
· surveiller et évaluer les activités du IRSNB, en ce compris le nombre de visites du site web du IRSNB, la nature des questions (de conseil) posées, etc.;
· la préparation d’études et de statistiques, en faisant usage de l’anonymisation et de la pseudonymisation;
· la formation de notre personnel en utilisant des exemples pratiques à titre d’illustration, en faisant usage de l’anonymisation et de la pseudonymisation;
· l’utilisation de cookies pour améliorer la convivialité pour les visiteurs de nos sites web. Plus d’informations sur notre politique en matière de cookies.
· la conservation de matériel probant, e.a. dans le cadre de l’établissement, de l’exercice, de la défense et de la conservation des droits du IRSNB ou de toutes les personnes qu’il représente, par exemple pour des procédures de recouvrement ou des litiges.
3. Intérêt général
Le IRSNB traite également vos données pour la réalisation de l’intérêt général. Le IRSNB exerce une mission publique dans l’intérêt général. Il s’agit de missions qui sont fixées par la loi et qui sont pertinentes pour le IRSNB. Le traitement de données personnelles en raison de l’intérêt général n’a lieu que pour autant que le traitement des données personnelles soit nécessaire pour pouvoir bien accomplir la mission publique.
L’arrêté royal du 10 juillet 1869 portant constitution en établissement scientifique de l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique, tel que remplacé par l’art. 1er de l’arrêté royal du 8 avril 2002 (Moniteur belge, 23 avril 2002) détermine que le IRSNB est un établissement scientifique fédéral dépendant du Ministre qui a la Politique scientifique dans ses attributions et que les missions de l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique consistent en : la recherche scientifique dans le domaine des sciences naturelles, tournée principalement vers l’étude de l’évolution, de la diversité et des écosystèmes; l’appui scientifique aux institutions et organismes publics et privés concernés par la gestion du patrimoine naturel, en particulier en application des conventions et législations régionales, fédérales,européennes et internationales; la gestion et développement, dans les domaines d’activités visés ci-avant, des collections, de banques de données, de bibliothèques et d’archives spécialisées, constituant une référence de niveau national et international; la diffusion de la culture scientifique dans le domaine des sciences naturelles par le biais des salles permanentes du Muséum des Sciences naturelles, des expositions temporaires et d’activités éducatives diverses.
Dans le cadre des missions légales, le IRSNB peut, par exemple, traiter des données personnelles dans le cadre de la gestion de collections, la gestion des archives et de la bibliothèque, mais des données personnelles peuvent aussi être traitées par le IRSNB dans le cadre d’une étude historique, statistique et scientifique et des activités sur le plan de la collaboration au développement. Lorsque c’est possible, on envisage d’utiliser l’anonymisation ou la pseudonymisation.
4. Mission légale
Dans certains cas, le IRSNB est tenu de communiquer vos données à des tiers, comme :
· des autorités publiques ou des autorités de tutelle, lorsqu’il existe une obligation légale de transmettre des informations;
· les autorités d’enquête judiciaire à leur demande expresse.
5. Dans des cas spécifiques, avec votre accord
Bien que la plupart des renseignements soient disponibles sur le site dans qu’il ne soit nécessaire de traiter des données personnelles, il est possible que des données personnelles soient demandées à l’utilisateur, par exemple en remplissant un formulaire web.
Pour certaines applications sur le site web, il peut être expressément demandé à l’utilisateur de s’enregistrer et de communiquer certaines données, comme l’adresse et l’adresse au travail. En communiquant vos données au IRSNB (en ce compris les messages qui nous sont envoyés de manière électronique, par exemple là où le site web le permet), vous acceptez que le IRSNB les traite.
Le IRSNB peut également, avec votre accord, utiliser les données personnelles et les données de contact électroniques personnelles (p.ex. votre adresse e-mail) pour le traitement et l’envoi de messages électroniques, pour vous envoyer des informations et invitations nominatives pour (par exemple) :
· vous tenir informé de manière générale de notre offre d’activités, promotions, expositions, événements, services et produits via des lettres d’information, des e-mails, les média sociaux, etc.;
· pouvoir vous informer de manière plus dirigée, sur la base de vos domaines d’intérêt (professionnels) dans le domaine de travail du IRSNB, des développements (professionnels) qui vous intéressent particulièrement, via les canaux mentionnés ci-dessus;
· vous informer comme donateur, sponsor, partenaire de notre institution ou vous impliquer dans notre fonctionnement;
· vous informer et vous fournir de l’information;
· répondre à vos questions;
· traiter les dossiers qui vous concernent.
En acceptant cette politique de protection de la vie privée, vous marquez votre accord sur le traitement de vos données personnelles pour l’envoi de messages électroniques.
Ces données ne sont pas vendues ou transmises à des tiers (à l’exception des sous-traitants du IRSNB). Ils ne sont pas non plus publiés.
Pour certaines lettres d’information, le IRSNB utilise Flexmail. En vous inscrivant comme abonné à nos lettres d’information, vous reconnaissez que les données que vous fournissez soient transmises à Flexmail pour être traitées conformément à la Politique de protection de la vie privée et aux conditions de Flexmail.
Récolte de données durant l'utilisation du site web sans que l'utilisateur ne soit identifié
Lors de l’utilisation du Site web de l’Institut royal des Sciences naturelles de Belgique(ci-après dénommé « le IRSNB ») https://www.naturalsciences.be, de tous les sites web faisant partie du domaine naturalsciences.be et des sites web des projets scientifiques auxquels le IRSNB collabore et qui sont hébergés sur le serveur du IRSNB (dénommés ci-après « le site web », des informations déterminées sont collectées suite à l’utilisation du site web, par exemple, à des fins statistiques et qualitatives, pour améliorer nos services, ou pour vous donner une réponse dans votre langue.
Lors de chaque visite sur le site web, des fichiers log sont créés sur le serveur du IRSNB pour des statistiques web. Il s’agit des données suivantes : l’adresse IP de l’utilisateur, la date de la visite, l’URL de la demande (par exemple www.naturalsciences.be), le système d’exploitation et sa version (par exemple Windows 7), le navigateur et sa version (par exemple, internet explorer 11). Ces données sont anonymes, servent uniquement pour les statistiques et ne sont pas communiquées à des tiers. Une adresse IP ne peut pas être associée à une certaine personne par le IRSNB. En cas de projets de sites web en collaboration avec d’autres partenaires, des statistiques peuvent être communiquées, mais sans les adresses IP.
Pour plus d’informations à propos des cookies qui sont créés lors de la visite du site web, le IRSNB vous invite à consulter la politique en matière de Cookies du IRSNB.
Traitement des données à caractère personnel et personnes ayant accès aux données traitées
Les données communiquées sont enregistrées dans les fichiers du IRSNB. Les données ne seront traitées que dans la mesure du nécessaire aux fins susmentionnées. Le traitement est effectué par le IRSNB, ou dans certains cas par des prestataires de services déterminés du IRSNB, les ‘sous-traitants’.
Les données à caractère personnel ne seront toutefois jamais vendues ou communiquées à des tiers, ni divulguées publiquement, ni, en aucun cas, traitées à des fins commerciales.
Si l’utilisateur refuse de communiquer certaines informations indispensables, il peut arriver que le IRSNB soit dans l’impossibilité de traiter et/ou d’exécuter la requête, la question ou la tâche.
Ces données peuvent être communiquées à des personnes extérieures au IRSNB si cela s’avère nécessaire pour le traitement de la question, du message ou de la requête de l’utilisateur et dans la mesure du nécessaire aux fins susmentionnées.
Le IRSNB se réserve le droit d’utiliser ou de publier les données lorsque cela s’avère nécessaire pour préserver l’intégrité du Site web, lorsque la loi l’exige, lorsque le traitement est d’importance vitale pour le visiteur, lorsque le traitement est nécessaire pour exécuter une tâche d’intérêt public ou encore lorsque le traitement des données est nécessaire pour défendre un intérêt légitime.
Droit de consultation, de correction, d'opposition et d'effacement concernant les données collectées
Toute personne dont les données sont traitées par le IRSNB a certains droits relatifs aux données personnelles qui sont utilisées par le IRSNB : le droit de consultation, le droit de rectification, le droit de s’opposer et le droit de faire effacer les données. Toute personne dont les données sont traitées peut consulter ses données à caractère personnel, vérifier leur exactitude, faire corriger les erreurs éventuelles, voire, si elle a des raisons de le faire, demander leur suppression.
Pour exercer ces droits, vous envoyez un e-mail ou une lettre à l’attention du délégué à la protection des données du IRSNB, avec un scan ou une copie de votre preuve d’identité et votre signature, à l’adresse du IRSNB, Rue Vautier 29, 1000 Bruxelles ou à: jmherpers@naturalsciences.be
Le IRSNB traite la demande dans les 30 jours calendrier. À titre exceptionnel, cela peut durer plus longtemps (jusqu’à 3 mois maximum), mais alors, nous vous ferons savoir dans les 30 jours pourquoi tel est le cas. Si la demande est complexe ou si nos services doivent traiter de nombreuses demandes, ce délai est prolongé de 60 jours.
Obligations de l'utilisateur
L’utilisateur garantit que les données à caractère personnel qu’il communique sont exactes et complètes. La communication d’identités fausses et de données inexactes ou incomplètes peut entraîner l’exclusion temporaire ou définitive de l’utilisateur de l’accès au site web ou à certaines parties de celui-ci.
L’utilisateur qui communique des informations au IRSNB est responsable du contenu et de l’exactitude de ces informations. L’utilisateur confirme que les informations qu’il fournit ne constituent aucune infraction aux droits de propriété (intellectuelle) ou autres droits (personnels) d’autrui. L’utilisateur préservera par conséquent le IRSNB contre toute action intentée contre le IRSNB par des tiers en raison d’une quelconque atteinte à des droits de propriété (intellectuelle) ou autres droits (personnels).
Liens vers d'autres sites web
Les liens figurant sur le site web sont mentionnés à titre purement informatif. Malgré le soin apporté à la vérification du contenu, le IRSNB ne peut être tenu pour responsable ni du contenu des liens externes ni du respect par ces sites d’une politique de protection de la vie privée identique à celle qui est définie dans le présent document. Le IRSNB ne peut pas garantir que ces sites web appliquent à l’égard du traitement des données à caractère personnel une politique de protection de la vie privée conforme au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. Nous conseillons par conséquent aux utilisateurs de le vérifier par eux-mêmes en consultant les clauses relatives à la vie privée que tout site web doit obligatoirement contenir.
Plaintes
Si vous estimez que le IRSNB n’a pas traité vos données personnelles dans le respect de la réglementation en vigueur, vous avez alors le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données :
Autorité de protection des données
rue de la Presse 35, 1000 Brussel
E-mail: commission@privacycommission.be
Website : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/
Cette déclaration est régulièrement mise à jour.